Con la pandemia por Covid-19 permitiéndome más “tiempo de calidad” en casa … un día en mi garaje, me quedé asombrado por todas las cosas que había acumulado para proyectos de mejora a la casa que quedaron sin terminar. Algunos se iniciaron y avanzaron lo suficiente para solucionar un poco el problema sabiendo que solo estaba ganando tiempo. Pero un proyecto en particular era más ambicioso, algo que quería hacer desde el día en que nos mudamos. Y desde entonces los materiales y yo nos hemos sentado, con la visión de cuánto disfrutaría mi familia de un nuevo espacio. Especialmente ahora con el distanciamiento social, se está volviendo cada vez más difícil mantener a todos entretenidos y nuestra cordura colectiva intacta. Pero simplemente no podía entender cómo empezar.

Al día siguiente, ya en el trabajo, con pensamientos que me emocionaban acerca de mi proyecto reavivado dando vueltas en mi cabeza, me encontré hablando con un cliente muy estimado para mí, quien compró nuestro software Managed File Transfer (MFT) hace casi un año. Aunque sigue siendo una prioridad, el proyecto no había comenzado realmente. Esto es muy frecuente. Escuché las razones muy comprensibles que retrasaban el progreso del proyecto: distracciones urgentes, operaciones diarias, limitaciones de recursos, proyectos tácticos de solución de problemas, conocimiento, inquietud y algo de miedo por interrumpir la continuidad de los servicios. Me divertí en secreto cuando me di cuenta de que estas eran exactamente las mismas razones que yo tenía para no comenzar mi propio proyecto en casa. Pensé en comentar con ustedes el consejo que le compartí a mi cliente con la esperanza de quizás, inspirar otros proyectos de MFT.

Cinco pasos para implementar MFT de forma efectiva

Todos sabemos que empezar es la parte más difícil. Ese día le dije a mi cliente “Empieza fácil, pero empieza ahora”. Esto es lo que le presentamos: un enfoque metódico y por fases que permite una acción segura y fácil sin interrupciones y un control total del plan de trabajo hasta su finalización.

Siguiendo estos cinco pasos, tu proyecto MFT pasará de ser abrumador a estar terminado y dando beneficios:

1. Paso 1 – Evaluación. Una comprensión profunda del estado actual es fundamental para comprender el estado futuro deseado y cómo llegar allí. Identifica un equipo multifuncional de expertos en la materia con un conocimiento profundo y has un inventario de cada “patrón de intercambio de transferencia de archivos”. Este no es un registro de todas las transferencias de archivos, eso viene después. Más bien, este es el reconocimiento de patrones de transferencia de archivos repetidos. Por ejemplo: detecta un archivo grande en un sistema Unix, realiza el procesamiento de integración (por ejemplo, compresión, encriptación, cambio de nombre, etc.), envíalo a un socio comercial o servicio en la nube y notifica a la aplicación de origen. Asegúrate de considerar la transferencia de archivos como un paso dentro de un proceso comercial más amplio y comprende bien cómo se organiza. Toma nota de los problemas recurrentes, los requerimientos y las solicitudes / necesidades de los equipos de trabajo o áreas, toma nota de lo que no se puede abordar fácilmente en la actualidad (por ejemplo, las necesidades y retos del Equipo de desarrollo).
2. Paso 2 – Hazlo inteligente. La tecnología evoluciona y el software también. Puedes leer todo lo que quieras, pero nunca comprenderás las aplicaciones prácticas y los matices de ninguno de los dos a menos que te ensucies las manos. ¿Pero cómo empiezas cuando ni siquiera sabes lo que no sabes? Contrata a un consultor (por ejemplo, BMC Customer Success) para hacer frente rápidamente a un entorno de DEV, acelerar la orientación de algunos productos y aprender las mejores prácticas. No se trata de renunciar a hacerlo tú mismo o relegar responsabilidades. Se trata de conocer otro enfoque y de transferencia de conocimientos de un profesional que sabe lo que funciona con base a la experiencia. Esta inversión se amortizará en términos de productividad y la confianza que obtendrá tu equipo. El otro beneficio de obtener ayuda temprana es que, con un conocimiento básico de tu estado y objetivos actuales, podrán participar en etapas posteriores cuando desees acelerar otras partes del proyecto.
3. Paso 3 – Planeación. Con la plena conciencia de la situación y conocimientos prácticos, puedes plantear y diseñar con confianza una solución que:
   • Proporcione diseños estándar para patrones de intercambio comunes;
   • Se adapte al crecimiento del negocio;
   • Resuelva problemas complicados;
   • Proporcione eficiencias operacionales;
   • Permita la administración delegada y el autoservicio de los usuarios
   • Permita aprovechar todo lo que ofrece una nueva generación de soluciones de MFT; e
   • Implemente nuevas capacidades para respaldar de manera efectiva las aplicaciones comerciales de próxima generación.

   Y con el consultor de servicios ya consciente de tu estado actual, conseguir algunos ojos independientes en esta etapa crítica para participar en el proceso o al menos revisarlo, volvería a pagar dividendos. Así es como desarrollas tu plan para el futuro. Tómalo en serio.

4. Paso 4 – Preparación. Con un equipo informado y un estado futuro definido, ahora es el momento de evaluar todo el alcance del proyecto y crear tu plan. Divide el proyecto en partes finitas alineadas con los objetivos comerciales prioritarios. Recomendamos priorizar algunas ganancias rápidas, menos riesgosas y, sinceramente, uno o dos proyectos políticamente populares, incluso si el valor comercial no es tan alto. Es importante prepararse para el éxito demostrando una cadencia regular de progreso, esto mantendrá alta la moral y la energía. También te recomiendo definir algunos proyectos que podrían subcontratarse potencialmente a tu consultor de servicios; en este punto, ya están al día y pueden lograr algunas victorias sin interrumpir a tu equipo central.
5. Paso 5 – Ejecución. Con toda la planificación y preparación listas, es cuando realmente comienza la implementación de tu nueva plataforma MFT y la migración de tu herramienta legada. Podría decirse que esta debería ser la etapa más fácil. Solo sigue el plan. Todos sabemos que aquí es donde la combinación habitual de distracciones diarias seguirá aumentando. Obviamente, la plataforma no se mantendrá funcionando y las migraciones no se harán mágicamente por sí solas. Por lo tanto, además de nombrar al responsable de la plataforma y al gerente del proyecto de migración habituales, recomendamos designar un líder técnico responsable y dedicado a cada subproyecto de tu plan. Este enfoque no solo conduce al éxito, sino que también es una oportunidad para que las personas y la administración brillen y sean reconocidas. Quizás incluso introduzca una competencia sana. Y, por cierto, no te olvides de tu asesor de servicios. Con tu plan cuidadosamente diseñado y definido anteriormente, será mucho más fácil realizar la ejecución.Compartí el éxito que tuvo un cliente similar con el uso de un proveedor de servicios. Una empresa de fabricación europea con la que estaba trabajando decidió pasar de una solución propia a Control-M Managed File Transfer. Después de enfrentar problemas continuos de transferencia de archivos que producían una interrupción significativa del negocio, habían dedicado a dos empleados de tiempo completo: uno para identificar los problemas y el otro para verificar las transferencias manualmente. Estaban luchando sin conseguir resultados eficaces. Con la orientación certera y enfocada de su proveedor de servicios, pudieron implementar rápidamente y realizar una transición exitosa a Control-M MFT, lo que les permitió reenfocar sus recursos en proyectos más innovadores.Como puedes ver, a veces la implementación de MFT necesita un poco de ayuda para despegar, al igual que los proyectos de mejoras en el hogar. La incorporación de un asesor de confianza te brinda muchos beneficios, incluida la experiencia de la industria en la tecnología y las mejores prácticas, una perspectiva nueva y talentos distintos que puedes aprovechar para aumentar el valor de tu equipo central. Si sigues los cinco pasos anteriores con tu proveedor de servicios de confianza, tu plataforma de MFT de nueva generación despegará, se obtendrá rápidamente el ROI y los dividendos volverán al negocio en poco tiempo.Si deseas ayuda para hacer despegar tu proyecto de Control-M MFT, por favor completa nuestro formulario y un experto se comunicará contigo para comenzar.

Com a Covid-19 permitindo mais “tempo de qualidade” em casa… e algumas vezes na minha garagem, me deparei com todas as coisas que foram acumuladas para projetos de melhoria do nosso lar. Alguns foram iniciados – talvez apenas o suficiente para corrigir um problema pontual. Mas um projeto em particular era mais ambicioso – algo que eu queria fazer desde o dia em que nos mudamos. E desde então eu e os materiais ficamos parados – com uma visão do quanto minha família desfrutaria de um novo espaço após as melhorias desejadas. Especialmente agora, com o distanciamento social, está ficando cada vez mais difícil manter todos entretidos e nossa sanidade coletiva intacta. Mas eu não conseguia visualizar por onde começar.

No dia seguinte no trabalho, com pensamentos do meu projeto pessoal circulando na minha cabeça, me vi conversando com um cliente importante que comprou nosso software de transferência de arquivos (MFT) há quase um ano. Embora ainda seja uma prioridade, o projeto ainda não tinha começado. Isto não é tão incomum assim. Ouvi as razões muito compreensíveis que sustentavam a falta de progresso: assuntos urgentes, operações cotidianas, restrições de recursos, correção de problemas, habilidades, conhecimento, e algum medo de incorrer em falhas. Eu estava discretamente me divertindo quando percebi que estas eram exatamente as mesmas razões que eu mesmo tinha para não começar meu próprio projeto. Pensei em compartilhar com vocês o conselho que compartilhei com este cliente, na esperança de talvez inspirar outros projetos do MFT a saírem do papel.

Cinco passos para implantar seu MFT de forma eficaz

Todos sabemos que começar é a parte mais difícil. Eu disse ao meu cliente “comece fácil, mas comece agora.” Eis o que estabelecemos para o nosso cliente: uma abordagem metódica e em fases, permitindo uma execução simplificada, sem interrupções e com controle total, até a conclusão do projeto. Seguindo essas cinco etapas, seu projeto MFT deixará o papel e será uma realidade:

1. Passo 1 – Avaliação. Uma compreensão completa do estado atual é fundamental para entender o estado futuro desejado e como chegar lá. Montar uma equipe multifuncional de especialistas no assunto com conhecimento detalhado do ambiente de “troca de arquivos”. Este não é um registro de cada transferência de arquivos – que virá depois. Em vez disso, este é o reconhecimento dos padrões de transferência de arquivos. Por exemplo: detecte arquivo no sistema Unix, execute o processamento de integração (por exemplo, compressão, criptografia, rename, etc.), envie para um parceiro de negociação ou serviço de nuvem e notifique o aplicativo de origem. Certifique-se de olhar para a transferência de arquivos como um passo dentro de um processo de negócios mais amplo e entender como ele é orquestrado. Tome nota de questões recorrentes, gaps e solicitações/necessidades de áreas que não podem ser facilmente tratadas hoje (por exemplo, a Equipe Dev).
2. Passo 2 – Fique esperto. A tecnologia evolui e o software também. Você pode ler o quanto quiser, mas nunca entenderá as aplicações práticas e particularidades, a menos que você “coloque a mão na massa”. Mas como você começa quando nem sabe o que falta? Traga um consultor (por exemplo, BMC Customer Success) para levantar rapidamente um ambiente DEV, prover alguma orientação do produto e compartilhar as melhores práticas. Não se trata de desistir da propriedade ou relegar responsabilidades. Trata-se de foco e transferência de conhecimento de um profissional que sabe o que funciona com base na experiência. O outro benefício de trazer ajuda antecipadamente é que, com uma compreensão geral do seu estado atual e objetivos, os consultores serão capazes de participar em estágios posteriores quando você quiser acelerar partes do projeto.
3. Passo 3 – Planejamento. Finalmente, com pleno conhecimento do estado atual e conhecimento prático, você pode arquitetar e projetar uma solução que:
   • Fornece padrões de troca de arquivos;
   • Permite o crescimento do negócio;
   • Resolve problemas de conformidade;
   • Resolve ineficiências operacionais;
   • Permite a delegação de administração e o autoatendimento do usuário
   • Aproveita tudo o que uma nova geração de solução MFT tem a oferecer; e
   • Lança novos recursos para apoiar efetivamente as próximas gerações de aplicações de negócio.

   E com seu consultor de serviços já ciente do seu estado atual, obter alguns olhos independentes nesta fase crítica para participar do processo ou pelo menos ajudar a revisá-lo, já pagaria o investimento. É  assim que você desenvolve seu projeto para o futuro. Leve isso a sério.

4. Passo 4 – Preparação. Com uma equipe experiente e estado futuro definido, agora é a hora de avaliar todo o escopo do projeto e criar seu plano. Dividir o projeto em etapas, alinhadas aos objetivos de negócios mais importantes. Recomendamos priorizar as fases mais rápidas e menos arriscadas e, não esquecendo de um ou dois projetos politicamente populares, mesmo que o valor do negócio não seja tão alto. É importante se preparar para o sucesso demonstrando uma cadência regular de progresso. Mantém a moral e a energia em alta. Também poderiam ser definidos alguns projetos que tenha potencial para serem terceirizados para seu consultor de serviços – neste momento, eles já estão atualizados e podem promover alguns avanços sem atrapalhar sua equipe principal.
5. Passo 5 – Execução. Após todo o planejamento e preparação, é quando começa a implantação de sua nova plataforma MFT e a migração do seu legado. Este deve ser, sem dúvida, o estágio mais fácil. Basta seguir o plano, certo? Todos sabemos que é aqui que a mistura usual de distrações diárias continuará ocorrendo. Obviamente, o ambiente não se levantará sozinho e as migrações não acontecerão magicamente por conta própria. Assim, além de nomear um Gerente de Projeto e um Responsável pela Plataforma, recomendamos designar um Líder Técnico responsável e dedicado a cada subprojeto do seu plano. Esse foco não só leva ao sucesso, como também é uma oportunidade para indivíduos e gestores brilharem e serem reconhecidos. Talvez até introduza alguma competição saudável. E a propósito, não se esqueça do seu consultor de serviços. Com um projeto bem desenhado e o plano definido acima, será muito mais fácil realizar justificativas para dedicar recursos para áreas específicas do projeto.Compartilhei o sucesso que um cliente similar teve com o uso de um provedor de serviços. Uma empresa europeia de manufatura com quem eu estava trabalhando decidiu mudar uma solução caseira para o Control-M Managed File Transfer. Após problemas contínuos de transferência de arquivos que resultaram em interrupções significativas nos negócios, eles dedicaram dois funcionários em tempo integral: um para perseguir problemas e outro para verificar manualmente as transferências. Com alguma orientação de seu provedor de serviços, eles foram capazes de implantar e fazer uma transição rápida para o Control-M MFT, permitindo que eles dedicassem seus recursos em projetos mais inovadores.
   Como você pode ver, às vezes os esforços como a implementação de MFT precisam de uma pequena ajuda para sair do papel, assim como projetos de melhoria de casa. Incorporar um consultor confiável traz muitos benefícios, incluindo a experiência do setor em tecnologia e melhores práticas, uma nova perspectiva e um grupo de talentos que você pode extrair para aumentar a equipe principal. Seguindo os cinco passos acima com seu prestador de serviços de confiança, seu projeto de MFT se tornará uma realidade, o ROI será realizado e os investimentos serão retornados ao negócio em pouco tempo.Se você quiser ajudar a tirar seu projeto de Control-M MFT do papel, por favor, preencha nosso formulário e um especialista entrará em contato para ajudá-lo.

With Covid-19 allowing more “quality time” at home…and in my garage, I found myself in awe of all the stuff I’ve accumulated for home improvement projects left unfinished. Some were started – perhaps just enough to fix a problem knowing I was only buying time. But one project in particular was more ambitious – something I’ve wanted to do since the day we moved in. And since then the materials and I have sat – with a vision of how much my family would enjoy a new space. Especially now with social distancing, it’s getting tougher and tougher to keep everyone entertained and our collective sanity intact. But I just couldn’t wrap my head around how to start.

The next day at work, with excited thoughts of my rekindled project banging around in my head, I found myself talking to a valued customer who purchased our Managed File Transfer (MFT) software almost a year ago. Although still a priority, the project hadn’t really started. This is not uncommon. I listened to the very understandable reasons holding up progress: urgent distractions, everyday ops, resource constraints, tactical fix-it projects, skillsets, knowledge, trepidation, and some fear of disruption thrown in for good measure. I was secretly amused as I realized these were the exact same reasons I myself had for not starting my own project. I thought I’d share with you the advice I shared with them in hopes of perhaps inspiring other MFT projects off the ground.

Five Steps to Realizing Effective MFT

We all know that getting started is the hardest part. I said to my customer “start easy but start now.” Here’s what we laid out for our customer: a methodical, phased approach enabling a confident ease into action without disruption and full control of the program all the way to completion. By following these five steps, your MFT project will go from daunting to done:

1. Step 1 – Assessment. A thorough understanding of current state is critical to understanding the desired future state and how to get there. Identify a cross-functional team of subject matter experts with intimate knowledge of the estate and take inventory of every “file transfer exchange pattern”. This is not a record of every file transfer – that comes later. Rather, this is the recognition of repeated file transfer patterns. For example: detect large file on Unix system, perform integration processing (e.g., compression, encryption, renaming, etc.), send to a trading partner or cloud service, and notify the source application. Be sure to look at file transfer as a step within a broader business process and understand how it’s orchestrated. Take note of reoccurring issues, gaps, and requests/needs of constituents that cannot be easily addressed today (e.g., the Dev Team).
2. Step 2 – Get Smart. Technology evolves and so does software. You can read all you want, but you’ll never grasp the practical applications and nuances of either unless you get your hands dirty. But how do you start when don’t even know what you don’t know? Bring in a consultant (e.g., BMC Customer Success) to quickly stand up a DEV environment, fast track some product orientation, and learn best practices. This is not about giving up ownership or relegating responsibilities. This is about focus and knowledge transfer from a professional who knows what works based on experience. It will pay for itself in terms of productivity and the confidence your team will gain is invaluable. The other benefit of bringing in help early is that, with a core understanding of your current state and objectives, they’ll be able to pitch in on later stages when you want to accelerate portions of the project.
3. Step 3 – Planning. Finally, with full situational awareness and practical knowledge, you can confidently architect and engineer a solution that:
   • Provides standard designs for common Exchange Patterns;
   • Accommodates growth in the business;
   • Solves compliance issues;
   • Addresses Operational inefficiencies;
   • Enables delegated administration and user self-service
   • Takes advantage of everything a new generation of MFT solution has to offer; and
   • Rolls out new capabilities to effectively support next-generation business applications.

   And with your services consultant already aware of your current state, getting some independent eyes at this critical stage to participate in the process or at least review it would again pay dividends. This is how you develop your blueprint for the future. Take it seriously.

4. Step 4 – Preparation. With a knowledgeable team and future state defined, now is the time to assess the entire project scope and create your plan. Break the project into finite chunks aligned to prioritized business objectives. We’d recommend prioritizing some less risky quick-wins and, honestly, a politically popular project or two even if the business value isn’t that high. It’s important to set yourself up for success by demonstrating a regular cadence of progress. It keeps morale and energy high. We would also define some projects that could potentially be outsourced to your services consultant – at this point, they’re already up to speed and can knock out some wins without disrupting your core team.
5. Step 5 – Execution. With all the planning and preparation in place, this is when the deployment of your new MFT platform and migration off your legacy actually starts. This should arguably be the easiest stage. Just follow the plan, right? We all know this is where the usual mix of daily distractions will continue to creep up. Obviously, the platform won’t stand itself up and migrations won’t magically happen on their own. So in addition to naming the usual Platform Owner and Migration Project Manager, we recommend designating a Technical Lead responsible for and dedicated to each sub-project in your plan. Not only does this focus lead to success, it’s also an opportunity for individuals and management alike to shine and be recognized. Perhaps even introduce some healthy competition. And by the way, don’t forget about your services consultant. With your carefully drawn blueprint and plan defined above, it will be much easier to realize the business justification for augmenting your team to tackle certain segments of the project.

I shared the success a similar customer had with using a services provider. A European Manufacturing Company I was working with decided to move off a homegrown solution to Control-M Managed File Transfer. After continual file transfer issues resulting in significant business disruption, they had dedicated two full-time staff: one to chase problems and the other to manually verify transfers. They were struggling. With some focused guidance from their services provider, they were able to quickly deploy and successfully transition to Control-M MFT enabling them to refocus their resources on more innovative projects.

As you can see, sometimes efforts like implementing MFT need a little help to get off the ground much like home improvement projects. Incorporating a trusted advisor brings you many benefits including industry expertise on the technology and best practices, a fresh perspective, and a pool of talent you can draw from to augment the core team. By following the five steps above with your trusted service provider, your next-generation MFT platform will be off the ground, ROI captured, and dividends headed back to the business in no-time.

If you would like help with getting your Control-M MFT project off the ground, please fill out our form and an expert will reach out to get started.